FJÖGUR STÆRSTU VANDAMÁLIN VEGNA TILKYNNINGA Í GEGNUM OUTLOOK

Margar fjármáladeildir gera sitt besta til að hafa stjórn á samningum og samþykktum með því að nota Excel eða CRM til að fá yfirlit yfir samninga, fyrningardagsetningar og tölur. Þeir setja upp fund í dagatali Outlook með tilkynningu til að minna þá á að endurnýja eða endursemja um samning á viðkomandi dagsetningu.

Þeir halda að þeir hafi stjórn á þessu, en í raun er þetta fölsk öryggiskennd.  Í reynd er mikil hætta á því að þetta kerfi muni ekki virka eins og þeir áætluðu.  Fyrirtæki þitt er í mikilli hættu á því að greiða háar fjárupphæðir vegna ónauðsynlegs kostnaðar sem mun hafa bein og alvarleg áhrif á niðurstöðu efnahagsreikningsins.


Fjögur stærstu vandamálin vegna tilkynninga í gegnum Outlook eru:

  • Oft er ekki tekið eftir dagatalstilkynningum á annasömum degi. Þú getur smellt á „hafna“ og gleymt öllu.
  • Tilkynningar stigmagnast ekki. Þú færð aðeins eina tilkynningu og enginn annar í fyrirtækinu er meðvitaður um að eitthvað mikilvægt eða að lokadagur sé að nálgast.
  • Algjörlega háð einum einstaklingi. Þessi aðferð er 100% háð einum einstaklingi og ef viðkomandi er veikur, í orlofi eða í fríi, á fyrirtækið í hættu að missa af mikilvægum lokadegi.
  • Tæknileg vandamál. Ef þú stillir viðvaranir 3, 4, 5 eða 8 ár fram í tímann, uppfærir kerfið sig öðru hvoru og það gæti haft áhrif á gögnin í dagtali þínu.  Aðferðin er ekki pottþétt.

Mikilvægir lokadagar og samningar ættu ekki að vera háðir einum einstaklingi.  Fyrirtæki þurfa viðeigandi stýringartæki með tilkynningum sem stigmagnast ef samþykkt aðgerð er ekki hrundið af stað í samræmi við áætlun.