ÞRJÁR STÆRSTU ÁSKORANIRNAR VEGNA RAMMASAMNINGA

Venjulega er það svo að seljandi og kaupandi eru báðir ánægðir með að hafa skrifað undir rammasamning.  En reynslan sýnir að aðeins lítið hlutfall af rammasamningum hafna að lokum í að verða notaðir í samræmi við ásetning þessara aðila. 

Það eru þrjár megináskoranir með rammasamninga sem þú þarft að vera meðvitaður um:

  1. Of margir rammasamningar.  Fyrirtæki skrifa oft undir rammasamninga við nokkra mismunandi birgja og sinn hvor starfsmaðurinn kemur við sögu við hvern þessara samninga. Rammasamningar geta oft skarast á hver við annan, annað hvort að hluta eða fullu.  Þar sem rammasamningar veita venjulega hæsta afslátt því oftar sem þeir eru notaðir, lenda kaupendur oft í því að eyða of miklum peningum, til dæmis með því að nota 10 mismunandi rammasamninga og aðeins 20% af þeim samningum eru notaðir.  Það væri auðsjáanlega arðsamara að nota einn samning 100%.
  2. Rammasamningar eru ekki notaðir af fyrirtækinu.  Oftast er ástæðan fyrir því að þeir séu ekki notaðir, einfaldlega vegna þess að þeir eru ekki sýnilegir eða tiltækir millistjórnendum, yfirmönnum deilda eða framkvæmdastjórum á öðrum staðsetningum. Samningarnir geta „falið“ sig í tölvu einhvers í SharePoint-skrám eða -möppum.
  3. Eftirlit gleymist eða yfirsést.  Þú vilt standa í þeirri meiningu að rammasamningar séu undir eftirliti seljanda og að hann muni tryggja að nýjar pantanir og endurnýjanir á rammasamningnum muni afla væntanlegs afsláttar eða uppbótar. Sem kaupanda væntum við að fá sjálfvirka tilkynningu um hvenær við öflum okkur uppbótar eða nýrra ávinninga.  En það er ekki alltaf raunin í okkar annasama starfi.  Það er kaupandinn sem þarf að fylgjast vandlega með samningnum og þetta er dæmi um að svolítil fyrirhöfn getur uppskorið ágóða þegar kemur að niðurstöðu efnahagsreikningsins.

Ef þú vilt fá bestu nýtnina úr rammasamningum þínum og hafa jákvæð áhrif á niðurstöðu efnahagsreikningsins, er eina leiðin sú að setja upp sérhannað sjálfvirkt kerfi fyrir stýringu samninga.